Finanziamenti per la ricerca

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Handbook VI P.Q.

 


Introduzione

L’handbook si propone:

  • di fornire le linee guida per la partecipazione al Sesto Programma Quadro dell’Unione Europea e per una corretta gestione amministrativo-contabile;
  • di far conoscere ai ricercatori i principali punti critici da considerare ogni qualvolta si pianifichi una partecipazione a progetti di ricerca finanziati dall’U.E.;
  • identificare le tematiche che necessitano di attenzione e di preparazione da parte dei Dipartimenti e individuare le responsabilità.


Consulenza e supporto specifico saranno forniti dal personale del Dipartimento della Ricerca e del Trasferimento Tecnologico

 

Presentazione della proposta

La proposta, redatta dal Responsabile scientifico del progetto attraverso il formulario predisposto dalla C.E. e reperibile sul sito Cordis, si compone di due parti:

Parte A e B
La parte A del formulario si compone di tre modelli:

  • Mod. A1 contenente informazioni sul progetto;
  • Mod. A2 informazioni su ciascun partecipante;  
  • Mod. A3 budget
I mod A1 e A3 vengono compilati dal Coordinatore del progetto mentre il Mod. A2 viene compilato da ciascun partner, compreso il coordinatore.

Parte B
Descrizione tecnico-scientifica del progetto:
 
Con il nuovo P.Q. è richiesto l’inoltro telematico delle proposte. Attraverso il sito di Cordis è possibile creare un proprio account all’interno del quale compilare la proposta e tenerla in costante aggiornamento fino alla chiusura. Per far questo è necessario richiedere con largo anticipo login e password, specificando di volerli ricevere via e-mail in modo da sveltire tempi e procedure.
Per esigenze d’ufficio, ed in particolare per costruire una banca dati sulla Ricerca che possa tornare utile anche per lavori futuri, i ricercatori sono pregati di inviare una copia di ogni progetto presentato.

 

Partecipazione come coordinatore

Nel caso in cui il nostro Ateneo si candidi come coordinatore del progetto bisogna tener conto dei seguenti aspetti:
Il coordinatore funge da intermediario tra tutti i contraenti e la Commissione, pertanto tutte le comunicazioni che intercorrono tra i contraenti e la Commissione devono passare attraverso il coordinatore.

Obblighi del coordinatore:

  • Preparazione e presentazione della proposta. A tal fine risulta strategica la scelta del Coordinatore perché una scarsa capacità di proposal management potrebbe ostacolare una proposta di successo.
  • Assicurarsi che gli altri contraenti sottoscrivano il contratto
  • Fungere da cassiere del progetto. Il coordinatore infatti riceve tutti i pagamenti effettuati dalla Commissione e gestisce le ripartizioni del contributo tra i partners
  • Inviare alla Commissione le relazioni scientifiche e finanziarie proprie e di tutti i contraenti.

Da quanto sopra esposto si evidenzia che l’attività amministrativa del coordinatore comporta oneri e richiede competenze. Per coprire gli oneri la Comunità Europea prevede una cifra pari al 7% del finanziamento totale (di cui il 2% per i costi di audit). Considerata la difficoltà di gestione del progetto è necessario disporre di personale adeguatamente formato per portare avanti il progetto.

Sarebbe auspicabile che il progetto fosse preventivamente autorizzato dalla struttura di appartenenza del coordinatore al fine di assicurare la possibilità di gestire il progetto, soprattutto dal punto di vista finanziario, in quanto potrebbe verificarsi la necessità di anticipare delle somme prima della effettiva erogazione da parte della Commissione del finanziamento (che normalmente avviene dopo la rendicontazione delle spese effettivamente sostenute)

 

Consortium agreement

La proposta deve essere presentata da un consorzio costituito da un numero minimo di partecipanti stabiliti in differenti Stati Membri dell’U.E., nazioni candidate e Stati Associati, dei quali un certo numero deve essere di Stati Membri/candidati. Questo numero viene specificato nelle singole Call di proposta.
 
Gli Stati membri dell’UE; i Paesi candidati e gli Stati associati sono reperibili sul sito: http://www.cordis.lu/national_service/it/home.html
Il Coordinatore deve elaborare e far sottoscrivere da tutti i partner il consortium agreement, che ha l’obiettivo di integrare e specificare quanto stabilito dal Contratto stipulato con la Commissione e disciplina in modo esaustivo i rapporti tra i partner.

Il Modello di Consortium Agreement nell'ambito del VI Programma Quadro di RST (347KB) contiene le linee guida per la preparazione di un consortium agreement. Il personale del Dipartimento della Ricerca e del Trasferimento tecnologico può offrire consulenza per:
1. filtrare le proposte di accordo e proporre eventuali modifiche
2. sviluppare un modello di consortium agreement.

 

I modelli di costo

Nel VI Programma Quadro i modelli di costo sono tre (vedi la guida ai Modelli di Costo del VI Programma Quadro – Cost Models for the Sito Framework Programme (13KB)- .
L’Università dell’Aquila ha optato per il modello Full Cost Flat Rate (FCF). Ciò implica un cambio di approccio significativo per coloro che hanno finora usato il modello Additional Cost e rende necessaria una considerevole preparazione da parte di chi lo usa per la prima volta e una stretta collaborazione con il Segretario Amministrativo del Dipartimento.
Il modello Full Cost Flat Rate (variante semplificata del FC) permette di caricare sul progetto tutti i costi diretti più una somma forfetaria (Overheads) pari al 20% dei costi diretti (esclusi i subcontract) per coprire i costi indiretti.
Il rimborso della Commissione è pari al 50% (35% per le attività di dimostrazione, 100% per le attività di formazione e management).

Dettagli

  • Sia il personale interno che esterno possono essere inclusi tra i costi diretti;
  • il costo orario per il personale interno può essere calcolato con l’aiuto del personale dell’Ufficio Internazionalizzazione della Ricerca per mezzo di una tabella relativa ai costi medi orari.
  • il costo per il personale esterno dipenderà dallo stipendio mensile previsto. Si tratta di un costo che include tutti gli oneri fiscali e previdenziali sia a carico dell’Ente che del percipiente.
  • Tutti gli altri costi realmente sostenuti possono essere caricati sul progetto. I beni inventariabili devono essere espressi in proporzione all’uso nel rispetto delle regole dell’ammortamento.
  • Le ore di lavoro previste per lo staff interno saranno soggette ad audit interno. Secondo lo standard del MUR il 50% del tempo viene dedicato alla ricerca. Se i ricercatori stanno lavorando ad altri progetti non possono assegnarsi più ore di quelle a disposizione. E’ consigliabile tener conto di questo aspetto già nella fase di preparazione della proposta.
  • A seguito di un obbligo imposto dalla U.E. si rende necessario avere per il personale interno che lavora ai progetti, un time sheet da firmare periodicamente (vedi fac simile)
  • Le attrezzature sono soggette ad ammortamento. E’ pertanto evidente la necessità di acquistare immediatamente le attrezzature necessarie al fine di poter rendicontare il maggior costo possibile.


Tipologie di contratti per il personale di ricerca
CRUI/Personale/Ricerca

Tutte le problematiche relative all’ammissibilità delle spese ed ai criteri di rendicontazione dovrebbero essere discussi sia con il personale dell’Ufficio Internazionalizzazione della Ricerca, sia con le Segreterie dei Dipartimenti.

Per evitare reali esborsi da parte dei Dipartimenti è necessario che i cosiddetti “costi virtuali” (costi che non richiedono un reale esborso monetario, quali personale interno e gli overheads) siano maggiori dei costi reali (personale esterno e costi vivi).
Quindi, affinché tutti i costi siano effettivamente coperti dal finanziamento si consiglia di adottare la seguente formula che lascia anche un margine per possibili errori:
Costi vivi totali <= 35% costi totali di progetto.
Si fornisce un esempio di modello di costo(FCF2) (ad uso interno) (23KB).
Si raccomanda in ogni caso di contattare il Settore II Internazionalizzazione della ricerca ed il Responsabile della Segreteria del Dipartimento.

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